【すぐできる】工務店の業務効率化を進める方法6つ！
INDEX
この記事では工務店の業務効率化を進めようと考えている方に向けて以下の内容をご紹介します。
- 工務店に業務効率化が必要な理由
- 工務店ができる具体的ば業務効率化方法
工務店にとって業務効率化は重要な課題の一つです。現在、工務店をはじめとする建設業界はデジタル導入などによる業務改善があまり進んでいません。
本記事では工務店に業務効率化が求められる理由から、具体的な取り組みをわかりやすくご紹介していますので、これから業務効率化に取り組みたいと考えている方はぜひ参考にしてください。
工務店に業務効率化が必要な理由
なぜ工務店が業務の効率化を図り、改善する必要があるのかを以下の背景・観点からご説明します。
建設業界は人出不足であるから
厚生労働省が提出している令和4年6月の一般職業紹介「参考統計表」によると、建設業界における有効求人倍率は5.42倍と高く、求職者が少ないと判断できます。
(画像引用元：令和4年6月 厚生労働省 一般職業紹介「参考統計表」)
就業者数は約500万人程度で、就業者数が最も多かった1997年と比較すると、約27％も減少しています。従って、少ない人数で業務をこなしていかなければならないため、業務を効率化していく必要があります。
無駄な経費や労力を削減できるから
従業員は工事を進めるにあたって膨大な業務を処理しなければならず、労働時間は長くなりやすいです。そうすると、書類の作成ミスや、情報共有のトラブル、施工不良による時間や経費のロスが発生します。
しかし、業務を効率化することでこれらのトラブルを未然に防ぐことができ、無駄な経費や労力を削減することができます。
時代の変化についていけない所は淘汰されてしまうから
世の中でデジタル化が進む中、工務店におけるデジタル化の普及は未だ低いままにあります。アナログな業務形態だと、リアルタイムな情報共有や複数人とのデータのやりとりができません。紙媒体で顧客情報を保管している場合、情報が漏洩する可能性もあります。急激に変化する時代に柔軟に対応できるかどうかが、事業を存続させるポイントとなります。
時代にあわせた働き方が必要であるから
見積書や工程表の作成業務にアナログで対応している場合、生産性はあがらず、施工ミスや工期の遅れに繋がる可能性があります。これらの業務をアプリの使用やシステム化をすることで、現場への指示や工事スケジュールの変更に円滑に対応することができます。アプリやシステムを導入することで業務を効率化するといった時代にあわせた働き方が必要になっています。
工務店ができる具体的な業務効率化方法6つ
それでは工務店ができる具体的な業務効率化方法を6つご紹介します。
1.紙の資料や図面を電子化する
紙で作成している資料や図面を電子化します。建設現場で使用している図面や施工情報の資料などは工事の規模が大きくなればなるほど枚数は増え、数千枚に上ることがあります。
これらの紙資料を電子化することで資料を管理する手間と時間を省くことができ、生産性の向上が図れます。
また、資料の紛失による情報漏洩を防ぐこともできます。
2.オンラインツールやシステムを活用する
オンラインツールやシステムを活用することによって、例えば以下の効果が期待できます。
- 情報共有：工事の進捗情報などをリアルタイムで共有することができる
- 資料管理：ツールやソフトから入力した工事情報をもとに自動で見積書や施工記録を作成することができる
ツールやシステムを導入することは非常に有効な業務効率化策です。
3.営業活動を外注したりパートナーにお願いする
建設・建築業界の専門知識やノウハウを持つ企業にお金を支払い、営業活動を外注することも業務効率化として考えられます。営業代行会社を選ぶポイントは、どのようなジャンルで実績を残しているかです。営業代行会社のホームページで確認したり、お問い合わせフォームや電話で尋ねてみましょう。
4.顧客管理アプリを導入する
顧客管理アプリは顧客情報を一括で管理し、社内で共有することができるツールです。顧客管理アプリを使用することで顧客管理に関する業務の負担を大幅に削減できるほか、顧客の潜在的ニーズを分析することができます。アプリに蓄積したデータを分析することで、お客様ごとに適したアプローチやマーケティングを行うことができるでしょう。
5.決まった業務を自動化させる
工務店の中には、毎日行う簡単な業務が存在していることが多々あります。このようなルーチン業務を自動化することで業務効率化が図れます。例えば、見積書や発注書の作成などを業務支援サービスを使用したり、使いづらいツールを見直すことによって業務に費やす手間や時間を大幅に削減できます。
6.WEB集客に力を入れる
従業員で行う営業活動には、人員数や時間に限界があります。Web集客に力を入れることで、顧客の特性に応じた効果的なアプローチを昼夜問わず、営業マンの代わりに行ってくれます。今までの電話でのアポ取りや訪問営業を削減することができ、営業活動における生産性が向上するほか、業務の効率化にも繋がります。
まとめ
工務店の業務効率化について具体的な施策を用いてご紹介しました。自社の日常業務を見返してみると、多くのムリ・ムダ・ムラがあるかもしれません。そういった場合は、本記事で紹介した内容を参考に業務効率化に取り組んでみてくださいね。特にアプリやツールを使用することは、業務効率化に向けてとても有効な取り組みになります。
