職場でのオープンコミュニケーションの重要性
INDEX
オープンコミュニケーションとは
オープンコミュニケーションとは、直訳すると「開かれた意思疎通」のことです。社内のメンバーが、ほかのメンバーからの反応を恐れることなく、自分の考えを共通できるようにすることです。
オープンコミュニケーションは、同じ職場のメンバー間のコラボレーションを大幅に向上させることができます。管理職として働いている場合にも、チームメンバーやプロジェクトに関係する他の人とオープンコミュニケーションをとることで、１対１のクローズドコミュニケーション（閉じた意思疎通）と比べ、効率よくコミュニケーションを行えます。
オープンコミュニケーションとはどういったことで、職場でどのように推進していくかを知り、実践していくことは、より良いチームを実現して会社を強くできる可能性があります。この記事では、オープンコミュニケーションとは何か、なぜそれが重要なのか、それを促進するためのさまざまな方法について説明します。
良い職場と悪い職場を分けるものは、コミュニケーションです。雰囲気が悪く、人々がコミュニケーションをとらないと、仕事はうまくいきません。オープンコミュニケーションは、その改善策の一つです。
オープンコミュニケーションによって改善される内容
- メンバーと経営者の間のより強い信頼
- メンバー間の競合を回避します
- チームの高い生産性を促進します
- イノベーションとアイデアの共有が進みます
- 問題を未然にキャッチします
オープンコミュニケーションのメリット
オープンコミュニケーション文化を根付かせたときに、実現できるメリット４つをご紹介します。
生産性
オープンコミュニケーションによって、社内の問題や解決したい課題が、チームですぐに共有されます。
１対１のコミュニケーションでは、問題を解決できるメンバーにたどり着くまでに、多くのやりとりが発生したり、社内で同じような問題を、別々のメンバーで２重３重に処理していたりします。更に効率的な解決策があるにも関わらず活用されていないなどの問題もあります。
オープンコミュニケーションでは、チームで問題解決が行える上に、社内の非効率が見える化され、より良いアイディアを考え出し、より早く仕事を終らせる手助けをします。
チームワーク
誰もがお互いに背を向けていれば、チームはバラバラになってしまいます。多くの場合、会社の中には多くのサポーティブなメンバーがいます。オープンコミュニケーションによって、問題を抱えるメンバーに何が必要かを、チームの誰もが正確に知ることができ、お互いに手助けし合う文化形成を促進します。
働きがい
従業員のストレスの最大の理由は、コミュニケーションに関する不安から生じます。優秀な人材を維持するためには、チームがよりまとまり、新入社員のトレーニングにかかる時間が短縮されることが重要です。オープンコミュニケーションの文化は、チームに安心感を与え、ストレスを軽減し、風通しの良い会社を実現します。
より速いフィードバック
オープンコミュニケーションはメンバーが自信を持って発言することを可能にします。
建設的な疑問に対する罰の恐れがなければ、議論は活発になり、アイデアはより良くなります。
職場はより安全になり、業務はよりスムーズになります。
オープンコミュニケーションを促進する方法
オープンコミュニケーションを促進するには、上司がそれを推奨する姿勢を示すことが重要です。
次の４つを実施することで、オープンコミュニケーションを促進できます。
観察する
会議やビジネスチャットでメンバーの参加状況を観察してみてください。
メンバーは、上司の発言に質問をしますか？発言を促されずに発言しますか？もし、どちらもノーならオープンコミュニケーションの黄色信号と言えるでしょう。
質問を投げかける
コミュニケーションへの参加を促しましょう。話し合いの中でメンバーを指名して質問をします。メンバーは具体的に質問されたとき、自分の考えを発言する可能性が高くなります。
たとえば、「設計の観点から、この計画に懸念はありますか？」などといった、具体的な質問が効果的です。
提案を受け入れる
十分に耳を傾けるだけでは、まだ不十分です。上司がメンバーの発言を取り入れないと考えると、メンバーはいずれ発言をしなくなります。
メンバーに活力をもたせ続けるために、メンバーの提案を受け入れることが重要です。もう一つ重要なことは、提案を受け入れたことをチームに共有することです。
貢献を認める
メンバーの提案を採用して、有効な結果を得られた場合は、メンバーを称賛しましょう。
これはメンバーのやる気を引き出し、お互いを称賛する文化形成にも役立ちます。
メンバーが、悪い提案で罰を受けることがなく、良い提案で称賛されると感じたときに、オープンコミュニケーションが促進されます。
ビジネスチャットの導入
ビジネスチャットは、手紙やメールと比べてカジュアルなコミュニケーションです。前置きなしで本題に入れるので、やりとりのスピードが格段に早くなります。
企業内のコミュニケーションは、対面・電話・メールで行われてきました。ビジネスチャットは、これに加わる新しい方法です。
ビジネスチャットの最大のメリットは、オープンコミュニケーションを圧倒的に促進させることです。
幅広いメンバーが参加するグループチャットをつくり、そこでコミュニケーションを行います。はじめはチャットの発言が伸びないこともありますが、この記事の内容を実行すると徐々に発言が増えていくでしょう。
ビジネスチャットは、企業に簡単にオープンコミュニケーション文化を根付かせるための、最適な方法と言えるでしょう。
住宅工務店向けのマイホムビズでは、ビジネスチャットだけでなく、オープンコミュニケーションを促進するためのさまざまな仕組みとサポートがあります。
社内にオープンコミュニケーションを根付かせることにご興味がある方は、ぜひお問い合わせください。
