マイホームアプリ

メールからマイホムに移行する

2022.10.06

INDEX

注文住宅づくりの現場ではメールが大活躍していると思います。メールは便利なことが多いとはいえ、注文住宅のように多くのスタッフが共同で作業を行う場合には、たくさんのデメリットもあります。

長いメールスレッドを追って、散らばった情報を検索して最新の決定事項を拾い出したり、関係者に忘れずにCCや転送で内容を共有したりする必要があります。メールをお互い見落としたり、言った言わないが発生します。

ここでは、メールのやりとりをマイホムに移行するためのヒントをご紹介します。

メールにはこんなデメリットが

必要な人がCCに入っていなくて、転送をする必要があった
添付ファイルのサイズが大きすぎて、送ることができなかった
メールのスレッドを追うのが難しく、どれが最新のやりとりかもわかりにくい
送ったメールをお客様が確認していなかった／受け取ったメールを見落とした

注文住宅をつくる専用のマイホムアプリ

未読が溜まりすぎている受信箱の代わりに、マイホムではお客様との案件ごとに専用のスペースでコミュニケーションが行われます。メールをマイホムに置き換えるだけで、仕事が整理されてわかりやすい状態になり、より良い家をつくるための重要な仕事に集中できるようになります。

メンバー全員が同じ管理画面を見られるため、作業がスムーズになります。
お客様とのやりとりがすべて１つにまとまっているので、疑問もスパっと解決できます。
チームのコラボレーションの質が上がり、仕事の効率がアップします。

ステップ 1 : スタッフを招待する

メールと違い、マイホムではコラボレーションのため一箇所にチーム全員が集まるので、お客様とのやりとりもフォローも手軽にできます。会社全体の連携がスムーズに行われるように、必要な人をマイホムのスタッフとして招待しましょう。

ステップ 2 : コミュニケーションの場をマイホムへ移行する

マイホムの目的別の機能を活用すると、お客様とのやりとりがスムーズになり、社内共有も同時に行えるので、全員が同じ方向に向かって仕事を進められるだけでなく、新たに参加したメンバーが経緯を把握するのも簡単です。

まずはお客様をマイホムアプリに招待しましょう。LINEのようにQRコードでかんたんに招待することができます。

チャット

日々の連絡はチャットを通して行いましょう。嬉しい既読機能もあるので、お施主様やご家族が確認したかどうか、ひと目でわかります。スタッフには既読マスク機能があるので、休日や深夜にチャットを確認しても「既読スルー」のようになってしまうことはありません。

その他にも、アップロードしたファイルは無期限／無制限で保存できたり、１週間以上たったチャットは編集・削除を防止しているなど、住宅会社専用だからこその嬉しい工夫がそろっています。

タイムライン投稿

お客様に議事録や現場報告をするためのタイムライン投稿機能があります。家ができてくる様子が、時系列で蓄積されていくので、お客様にとっては思い出アルバムにもなります。

スマートフォンのカメラから直接写真をアップロードしたり、下書き保存ができたり、簡単に見栄えのいい投稿を作成できるようになっています。

投稿をすればするだけお客様が喜ばれる大人気の機能です。

やることリスト

注文住宅づくりは、お施主様にたくさんのタスクをやって頂く必要があります。

マイホムは、やることリストでお客様にやって頂きたいことを伝える事ができる上に、お客様が完了にチェックするとすぐに確認することができるので、「あれはご対応頂けましたか？」といった確認のためのコミュニケーションが不要になります。

営業や設計でやることも登録して、ご自身の活動をお客様に共有するといった使い方もございます。

書類

注文住宅では、設計図面や各種契約書などたくさんの書類をやりとりします。ほとんどの住宅会社様は、書類をデジタルで作成したものを、印刷してお渡ししていると思います。

マイホムでは、デジタルで作成した書類は、そのままデジタルで共有できるので効率的で、アプリのプッシュ通知でもお知らせできます。設計図面などたくさんの版を重ねる書類は、履歴で保管することができるので、古い物を更新してしまったり、最新の書類がどれか分からなくなるようなことがない、快適なクラウドデータ保存先としてもお使いいただけます。

ファイル数やファイルサイズの制限もないので、メールのようにファイルが大きすぎて送れないといったストレスとも無縁です。

物件情報の登録

家づくりが進んできたら、家にまつわる情報をアップデートしていきましょう。

お施主様のアプリで、マイホーム情報が更新されていくので、お施主様のワクワク感を高めることができ、大変喜ばれます。

まとめ

メールを卒業することで、仕事が整理されてわかりやすい状態になり、より良い家をつくるための重要な仕事に専念できるようになります。お客様が喜ぶだけでなく、マイホムにある情報はそのまま社内共有にもなり、誰もが同じ情報にアクセスできるため、全員が同じ方向に向かって仕事を進められます。もちろん、後工程から新たに参加したメンバーが経緯を把握するのも簡単です。

マイホムは家を建てたい人と工務店をスマホ1つでマッチングするサービスです。単にマッチングするだけではなく、書類や面倒なやり取りも専用アプリで一括管理できます。ご興味のある工務店さんは無料でダウンロードできるマイホムの紹介資料をご覧ください。