アナログ管理の限界突破！DX初心者からBuilder Awards受賞までの道

• アナログ管理からデジタル管理へシフト
• 初回面談からの判断材料にも◎！
• マイホムがお客様とスタッフの架け橋に！

初めに、貴社の事業内容について教えてください。

勝部さん　提供エリアは、島根県の東部です。出雲市を中心として、周辺の市長村、松江市、雲南市、大田市で活動をしています。設立年は1950年、創立から約70年の歴史ある会社です。従業員数は20名で、営業は2名体制で活動しております。他は設計や工務が中心で、事業の割合としては、新築とリフォームが半分ずつくらいです。

貴社の特徴や強みについても教えていただけますか？

勝部さん　歴史ある会社ですので、今までの施工実績は約800棟ございます。近年は世代を超えた紹介の案件が非常に多く、自社の強みだと思っています。お客様層は、新築だと30〜40代くらいが多く、リフォームになってくると50代以上のお客様が多い印象です。

勝部さんは貴社でどういった業務をされていらっしゃるのでしょうか。

勝部さん　基本的に営業が中心ではありますが、企画・広報・運営など、マーケティング領域も兼務しております。

これまでマーケティング領域などは、キャリアとしてご経験されていらっしゃったのでしょうか。

勝部さん　営業経験しかなかったのですが、御船組に入ってからマーケティング領域を担当しているスタッフがいない状況もあって、兼務するようになったという感じです。入社して7〜8年ぐらいになります。

マイホムを導入いただく前の課題点について教えてください。

勝部さん　営業の人数が非常に少ないので、1人の負担がすごくあって。その中でも特に、顧客管理やアフター管理に割かれる時間の負担が大きかったですね。例えば、「書類を探してきてくれ」とか、「図面がないから探してきてくれ」という無駄な時間がかなりあったので、そういった時間を効率的に管理できるものはないかと考えていました。コストパフォーマンスも良いサービスがよかったので、そういう面でもかなり良いプランを提案していただいたのかなと思っています。

何かしらのサービスを入れて効率良くしていこうという指針を立てられたのは勝部さんだったのでしょうか。

勝部さん　そうですね。マイホムを導入するまでアフター管理は無料で使えるソフトウェアを使っていたのですが、やはり個人情報の管理にも不安がありましたし、何か不具合が起きた場合に問い合わせをするとしても、どこに問い合わせたらいいのかわからない問題があったので、そういった不安を解消したいという気持ちがありましたね。

なるほど。マイホムを導入する決め手となった部分を教えてください。

勝部さん　具体的な部分でいうと、チャットの履歴がずっと残ってくれるとか、顧客の管理が一元化できるので、商談の開始からアフターまで全てマイホムさんの中で完結できるところが非常にありがたく、導入の決め手となりました。

マイホムを導入する前のお客様とのやりとりや顧客管理は、どのように管理されていたのでしょうか。

勝部さん　お客様とのやりとりは、メール・LINE・電話など、複数の窓口があって、お客様によって対応方法を変えていました。過去には、自分の携帯の不具合で通知が来なくてクレームになってしまったりとか…。そんなリスクもあったので、どうしようかなと悩んでいました。複数の窓口があると都度確認をしなければいけないので、大変だなという思いを常に持っていましたね。顧客管理は、DMを発送するための顧客情報などをエクセルで管理していたり、共有フォルダを作って管理をしていました。用途で使い分けていましたが、担当の力量で入れたり入れなかったりがあったので、社内ルールが統制されていなかったです。

そのような状態から社内に広げていくのはなかなか難しい部分もあったのではないかなと思うのですが、勝部さんが社内浸透させるために取り組まれていた工夫などがあれば教えてください！

勝部さん　一通り自分で使ってみて、各部門で協力してもらえそうなところはその担当者に「こういったことをマイホム上でやってみてほしいんだけど…」というお願いですよね。「マイホムというソフトがあるから見といて」と言ってもなかなか見てくれないので…。

一緒に使いながら、1つずつ仕組み作りをしていくことがベストかなと思っています。そういった面では、ある程度時間を割かないといけないですが、今まで郵送していた手間やコストも省けますし、1度操作を覚えてもらうとみんな継続して使っています。

 各部門へのフォローやサポートに必要な時間はどのくらいありましたか？

勝部さん　最初は設計士に打ち合わせで使ってもらおうと思っていたのですが、メインで使ってもらうのには3ヶ月ほどかかったのかな？

案件があると具体的に進められるのですが、案件がない時は、ロールプレイ形式で社内テストページみたいなものを作っていました。

普段はどういった形で活用いただいているのでしょうか。

勝部さん　契約前のお客様から使っています。初回面談からヒアリングをしていくうえで、まずマイホムのアプリを入れるという一手間をお客様がしてくれるかどうかで、弊社への向き合い方や距離感がなんとなく分かるかなと思っています。マイホムを入れてくれるお客様はその後も追客がしやすいですし、入れてくれないお客様はある程度中長期で追っていかないといけないのかなとか、初回面談で判断するツールとしても利用はできていると思います。マイホムを入れてもらえれば、お客様とずっと繋がっていけるので。契約後からは、書類やタスク機能を重点的に使っています。あとはチャットですね。

チャットは、通常のコミュニケーションがメインかなと思いますが、書類やタスク機能ではどのような内容をお客様に共有されていたり、スケジュール管理などをされているのでしょうか？

勝部さん　書類に関しては、設計に関する図面関係ですね。確認申請とか後でまた見返すことが多くなるような大事な書類を入れるようにしています。あとは、営業からすると資金計画書とかですね。融資の関係で打合せをすることが必要になる書類ですね。謄本などもアプリ上でお客様に送ったりすることはあります。

タスク機能はマイホムさん側ですごく良い雛形を作っていただいているので、基本的にはその雛形に沿って進めています。集金のタイミングや引渡前は特に伝達事項がいろいろ出てくるので、引渡前の打合せでお客様も可視化できるような状態を作っています。

ありがとうございます。マイホムのアプリのご紹介はスムーズに進められていますか？

勝部さん　そうですね。見学会に来られてすぐの紹介はなかなか難しい部分はありますが、ある程度の話ができてプランをしてみましょうというタイミングであれば、ほぼ100%入れてもらえています。

お客様のご利用の年代層としてはいかがでしょうか。

勝部さん　若い方からご年配の方まで幅広くご登録いただいています。登録いただくまでは、私がフォローしながら進めていくので、ご年配の方でも安心して登録してもらえています。

マイホムを導入されてから、お客様の反応や距離感などに変化はありましたか？

勝部さん　対面での話が苦手なお客様は、マイホム上で相談を送っていただいたりすると、「こんなことを思っていたんだ」とお客様の気持ちに気付くことができるようになりました。

特に最近の若い世代の方は、SNSなどから収集してきたイメージ画像を気軽に送ってくださる方が増えたように思います。

LINEと比べても、写真やデータが消えないのは非常に便利ですね。あとは、既読機能が良心的に作られているので、夜に届いたメッセージは通知がくるので確認はしていますが、返信は明日会社へ行って資料を見てから送ろうとか、スタッフの心の持ちようはすごい楽になりました。

仕事とプライベートのすみわけは大事ですよね…！社内での変化はどうでしたか？

勝部さん　高齢スタッフへの浸透はなかなか難しい部分もありますが、若手を中心にチャットで全てやりとりするようになりました。あとは、着工してから引渡しまで、工務のスタッフもどんどん入ってくるので、工事進捗の状況なども把握しやすくなりました。

アフターもまだ紙との併用部分はありますが、定期点検の管理が非常に楽になったと感じています。今はOBリストも精査しているので、今後はマイホムでOB管理も完結できるように、適切なタイミングでオファーを出せるように移行していけたらいいなと思っていますね。

冒頭でも仰られていたように、紹介やOB様との繋がりを大切にされていらっしゃる貴社ですが、OB様に向けたイベントは何か行われていたりするのでしょうか。

勝部さん　コロナ渦になる前までは、1年に1度感謝祭みたいなイベントを行っていました。OB様に楽しんでいただけるようなイベントを企画したり、商談中のお客様がOB様に直接相談できる会を設けたりとか。

すごいですね！

勝部さん　弊社の魅力がよく伝わるのは、OB様に直接聞いてもらうのが1番かなと思っています。今はコロナ渦で難しいですが、そういった懇親会みたいなイベントもまたできればいいなと思っています。

そうですよね。今回、「Builder Awareds」を受賞された感想としてはいかがでしょうか。

勝部さん　正直この使い方でいいのかな、他社はどんな使い方をされているのか、全然わからない状況下での受賞だったので嬉しかったです。マイホムさんやメディアを通じて、広報的な活動もしていただけて、非常にありがたいなという気持ちが1番です。

機能の使い方や他社様の活用事例などについては、引き続き全力でサポートさせていただきますので、お気軽にご相談いただけたら嬉しいなと思います！それでは最後に、マイホムを検討中の会社様に一言メッセージをお願いします。

勝部さん　やっぱり、人数が少ない会社様や労力をかけずに管理したいと思われている会社様は、非常に向いているのではないかなと思います。実際にマイホムを使ってみて、1人で営業をしている状況下ですごく便利だと感じているので。現場監督や工務はたくさんいるけど、営業人数が少ない会社様にはぜひおすすめしたいです！

勝部さん、今回はありがとうございました！